这几年在部落格、讲座中介绍 Evernote ,从大家的回馈与询问也慢慢的让我更加确定 Evernote 对工作与生活带来帮助的原因。一开始我只是很单纯的觉得这个笔记工具很便利,慢慢的觉得它让我的工作更轻松,但这里效率提高的原因是什么呢?有没有办法用 具体的方法论来说明?

很多朋友正面临着是不是要从原本的笔记方法(纸本、Word 类型),换到以数位、云端、行动为核心的 Evernote (或类似服务),在这个转换选择中,新工具的功能到底有多强,其实不会真的打动那些已经习惯传统方法的朋友。

即使学会了新工具的功能,也不一定就代表真的会带来新效率,有时候功能愈多只是让你的工作愈繁杂,因为你没有从头开始“改变自己的方法与观念”,只有重新确立在云端时代更有用的笔记方法论,我们才能活用像是 Evernote 这类工具来改善工作效率。

所以今天这篇文章,以 Evernote 为例(如果效果不错,后续也可以谈谈其他数位工具的方法论),我想整理这几年来所领悟与学习到的云端时代新笔记工作方法。

evernote

一、整理的简化:以一贯之

如何花最少的时间达到最多的整理效果?如何让自己的方法简单到一定会记住、一定会做到?

再厉害的笔记方法如果难以持续做到,那等于是无用。再复杂的整理技巧如果自己记不住整理的规则,事后要使用时找不到,那就跟没有整理没有两样。虽然我这篇文章在讲方法论,但最重要的方法论就是:

与其一开始花太多时间在方法研究上,不如选择一个真正可以立刻做、随时做、持续做、记得做,并且永远不会忘记的方法。

Evernote 在这里提供的帮助是,你的 Evernote 永远都只是一本笔记本,可以随身携带的笔记本,可以在任何地方使用的笔记本,并且所有资料都储存在这本笔记本内,你只要把资料记上这本笔记本就不怕以后找不到。

把整理单一化,甚至不需整理,但要用时永远找得到,立刻就能使用。因为简单所以更容易持续做、记得做。这一点大幅度的改善了传统笔记方法零散、需要更多事后整理、难以随身携带所有资料的问题。

如果你问我两年前某个资料在哪里?我不用去想是存在邮件、纸本笔记还是硬碟中,也不用记得是放在家里、办公室还是身上,因为我知道一定在我的 Evernote 里,并且我当下拿出手机,所有的笔记都在里面了。

二、有效的记忆重现:不需记住但不会忘记

如何让记住的东西,在未来需要时立刻出现?

遇到一个问题,我们开始回想以前有没有什么样的经验或资料有帮助,我们开始打开档案夹、笔记本漫无目的去翻不知道是什么与在哪里的资料,很多我们过去有用的经历,当我们真的需要时,要不是想不起来,就是根本没有浮现在脑中,这要怎么办?

因为当我们记住一件事情的时候,不只需要记住事情本身,还要能记住这件事情的相关性,让以后我遇到某个现在还不知道的需求时,我会联想起我曾经记住过某个有帮助的事情。但这个相关连的记忆动作是非常难做到的,不仅大脑很难去记住,传统的笔记方法也很难记住。

这就是 Evernote 第二大脑可以带来帮助的地方,我还是没办法记住自己曾经记住过什么,也很难一开始就建立完整的关联记忆,但当我遇到任何问题时,我懂得立刻去 Evernote “搜寻”:

“搜寻”就好像是一个大脑的回想动作一样,但这个回想“一定想得起来”,甚至可以挖出记忆最深层的相关内容。

因 为 Evernote 可以搜寻笔记文字、 PDF 文字、 照片内的印刷体中英文字,专业版用户还可以搜寻 Office 文件里面的文字,只要使用关键字(需要时,你总不会连自己需要什么关键字都不知道吧?),就能回想起这件事情的所有记忆,甚至找出那些相关连但非同一件事 情的记忆,有效让记忆在需要的时候重现。

当然,这个前提就是我有实践第一个方法,把自己工作与生活的所有经历、资料都收集在Evernote第二大脑中,我不用刻意去强记自己记过什么,因为只要需要时善用关键字搜寻,一定能回想起来。

三、网状的知识结构:弹性重组你的记忆

如何让收集的资料成为有系统的使用结构?如何让自己的知识库可以依据每一件不同的事情,重新组合出适合那件事情的样貌,并且在换到另外一件事情后又能弹性的重新组合?知识的本质应该像是一张大网,而不是一个层层叠叠但彼此分开的档案柜。

或者说,当我们实际应付眼前的工作时,这些工作资料要依据专案流程与时间管理的技巧分类好,这会有利于我们去使用它,这时候资料像是一层层的档案柜。但实际上里面许多资料可能以后不同工作还能用到、甚至目前其他工作都有相关连,这时候其实资料的底层性质是互相连结的。

传统笔记方法只能把笔记分类成档案柜,只能在目前的工作上使用,但一旦转换工作就会变得需要很多时间重新整理,甚至无法重整而要新增。

在 Evernote 中,外层结构是目前专案处理的档案柜分类,但底层的笔记其实是在一个网状的资料库结构中,可以利用笔记连结的功能相互串连、重复利用、随时重组。这才是一个更有效率的知识处理结构。

四、感官式的情境笔记:记住灵感更好的方法

以工作上的笔记来看, Evernote 可以拍照、录音这两点,不只是多了可以储存的内容形式,还可以本质上的帮助你还原记忆情境。

尤其关于灵感、想法、创意的笔记,以前我可能习惯写下来,但等到时间一久后回头重看当初的文字,却不再有当初的触动,甚至想不起来为什么当初要写下这样片段的想法,所为何来?

在 Evernote 的笔记方法中,我会建议大家善用拍照、录音,把笔记灵感当下的情境也跟着自己的想法文字一起记录下来,例如当下触动你的场景与声音,这会大幅度帮助自己回想,帮助自己重回现场,让灵感更容易持续酝酿。

另外 Evernote 还有相关笔记的功能(在 Mac 版与快推出的最新 PC 版中),或者前一段讲到的网状笔记结构,这让我们看到一则灵感笔记时,还能同时找到一样时间、一样地点记下来的其他笔记片段,组合在一起后,很有可能当初的完整想法就重新浮现出来了。

五、以行动为目的的笔记:记住是为了改变

如何让记录成为行动的真正动力?不管这个行动是已经计划好的(例如你的旅游笔记),或是尚未知道什么时候会发生的(例如你的灵感日记),但重点就在于笔记后,我们是希望以后事情发生时,这些笔记就能发挥效用。

透过前面提到的,单一的整理法、有效记忆重现、笔记网状连结、感官情境记录, Evernote 让笔记更容易在行动中找到、在行动中使用,并且保留每一次行动更完整的内容记忆。

更进一步的, Evernote 有标签管理、时间提醒,和优秀的行动 App,这都让这本笔记本可以在你的工作流程的每个环节发挥效用:

除了记录当下不会再使用第二次(或找无法再使用第二次)的笔记不叫做笔记,而 Evernote 则永远不会在你的行动中缺席。

小结:

上面我以 Evernote 举例(如果有其他工具也能达到上述方法,欢迎大家自由发挥与建议),说明在这样一个数位、云端、行动的工作环境下带来的是一种新方法与观念,是因为这个方法才能让你的工作效率增加。

换句话说,我们要先把握住上述的基本方法,在使用数位工作上才能找到改变工作效率的窍门所在。

转自: 从方法论上看用 Evernote 做笔记会提高效率的五个关键

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