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为什么 PPT 不如备忘录【转】

以下内容转载自:阮一峰 科技爱好者周刊(第 285 期)

莱克斯·弗里德曼(Lex Fridman)是一个非常有名的美国主持人,他的播客节目影响很大,很多名人都愿意上他的节目,接受专访。

12月15日的节目嘉宾,是亚马逊公司的创始人贝佐斯。他们一共谈了两个多小时。

贝佐斯已经不担任亚马逊 CEO,只留任董事会,算是半退休了,主要精力都放在他的太空旅游公司”蓝色起源”(Blue Origin)。从现场照片看,他退休后显得更年轻健壮,精力旺盛。

这个采访有很多有意思的内容,YouTube 有完整的视频

我想分享其中一段,贝佐斯谈亚马逊是怎么开会的

主持人问贝佐斯:”我听说亚马逊开会时,不准使用 PPT,发言人必须提交一份六页的备忘录。这是真的吗?”

这个事情一直是传闻,但这一次,贝佐斯亲口承认确实如此。”新来的人可能会大吃一惊,我们的开会方式与众不同。”

“会议的前30分钟,我们是不说话的。大家在会议室中安静地坐在一起,阅读这份六页的备忘录,在空白处做笔记,过了30分钟才开始讨论。”

这真的很奇怪,你见过半个小时没人说话的会议吗?

贝佐斯解释:”你可以说,更好的做法是,大家都提前阅读这些备忘录。但问题是,人们没有时间这样做,他们参加会议只是因为必须出席。”

“我们索性在会议上留出时间,让大家现场阅读材料,然后就可以进行真正高层次的讨论了,所有人都跟得上讨论的主题,不会搞不清一些基本的事实。”

那么,为什么一定要当事人提交六页的备忘录,而不是现场主讲 PPT 呢?

贝佐斯说,书面的备忘录要比 PPT 演示,效果好得多,主要有以下几点原因。

(1)PPT 的设计目的是说服,这是一种销售工具。但是在公司内部,你想要的是真相,而不是业务主管的推销。

(2)PPT 的缺点是,它对作者相对容易,对观众来说却很难抓住要点。备忘录正好相反,写好一份六页的备忘录,对于作者是很难的。

你可能需要两周的时间,先写出初稿,然后再重写,不断加工,确保你的文字是准确和可靠的。所以,备忘录对作者非常困难,但对观众就好多了,半小时的阅读就能搞清楚事情的来龙去脉,也看得出作者对这个问题的熟悉程度。

(3)备忘录可以节省会议时间。如果是 PPT 演示,高管们会不停地打断提问,结果发现答案就在下一张幻灯片。

但是,阅读备忘录时,你必须先把所有问题写在空白处,当你读到最后一页时,发现很多问题已经得到了解答,这就节省了当众提问的时间。

(4)PPT 演示过程中,主讲人也许会根据现场情况,临时决定隐藏或修改一些讲法。备忘录就没有这个问题,主讲人必须事先给出完整描述,你更能了解他的真实想法。

(5)PPT 通常只是一些要点,不是完整的句子,有利于隐藏很多草率的想法。而备忘录是完整的段落,必须有主题句,有动词和名词,你很难隐藏自己的草率思维。

备忘录迫使作者处于最佳状态,你能得到一个人真正最好的想法。如果 PPT 演示,你们可能要讨论很久,发言人才能进入最佳状态。从长远来看,备忘录节省了你的时间。

以上就是贝佐斯不允许使用 PPT 的五点理由。

我觉得这些理由很有说服力。PPT 在国内已经泛滥成灾,大家好像默认,它是开会的标准方式,缺了还不行。这真的要改一下,学习亚马逊的”备忘录开会法”—-先写成文档,再进行讨论—-可能是更好更正确的做法。


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